クラウド販売管理システムを導入するメリットと選び方を解説

初期費用を抑えて導入できる

オンプレミス型では、自社サーバーの購入やシステム構築にまとまった初期投資が必要になるケースも珍しくありません。一方、クラウド型は月額や年額のサブスクリプション方式で利用できるため、初期段階でまとまった資金を用意しなくても導入を進められます。設備投資を最小限に抑えながらシステムを活用したい場合、費用面の優位性は大きな判断材料になります。

場所やデバイスを選ばずアクセスできる

インターネット環境さえあれば、オフィスだけでなく外出先や自宅からもシステムにアクセスできます。たとえば、取引先への訪問中でもスマートフォンやタブレットから在庫状況や受注データを確認でき、その場で正確な回答を返せるようになります。

保守やアップデートの負担が少ない

クラウド型の場合、システムの保守やバージョンアップはサービス提供側が対応します。自社にIT専任者がいなくても運用を続けられる点は見逃せません。インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正への対応もサービス側で自動的に反映されるため、制度変更のたびに社内で情報収集や設定変更を行う必要がありません。IT専任者がいない場合でも、安心して運用を続けられるでしょう。

事業の成長に合わせて柔軟に拡張できる

利用するユーザー数や機能を必要に応じて追加できる点も、クラウド型ならではの特長です。事業規模が拡大した際にも、システムを入れ替えることなく柔軟に対応できます。「まずは小さく始めて、成果を見ながら拡張していく」という段階的な導入がしやすく、過剰な投資を避けられます。

導入企業に見る具体的な効果

ノクステラ株式会社が提供する「Tendenec」への切り替えで、業務負担を軽減できている企業もあります。ある美容商材メーカーでは、毎朝の電話・メール・FAXでの注文対応と、そこからのExcelへの転記作業に多くの手間がかかっていました。Tendenecのオンライン受注機能を導入したことで、電話・メール・FAXでの注文対応がなくなり、Excelへの転記作業も不要になっています。また、ある建材卸業では、自社でECサイトを構築するには費用の負担が大きく、実現できずにいたところ、Tendenecの活用によって低コストで自社専用のECサイトを開設し、新たな販路の確保にもつながっています。

コスト面や利便性、運用負荷や拡張性といった観点から、クラウド型販売管理システムには実務に直結する利点があります。販売管理の見直しを検討する際には、クラウド型を選択肢に加えてみてください。

経理部門との連携で二重入力をなくす

販売管理で発生する受注データや請求データは、そのまま経理部門の会計処理にも必要な情報です。しかし、システム同士がつながっていない場合、営業側が入力した売上情報を経理担当者があらためて手入力する作業が発生します。転記ミスによる数値の不一致や月次決算の遅延にもつながりかねません。販売管理と会計のシステムが連携していれば、売上や請求の情報が自動的に反映されるため、入力の手間と人的ミスの両方を減らせます。

倉庫や物流部門との連携で在庫精度を高める

受注情報と在庫情報が別々のシステムや台帳で管理されていると、在庫の実数と受注引当の状況にずれが生じやすくなります。営業が受注した時点で在庫が確保されず、出荷段階になって欠品が判明するケースもあります。販売管理と倉庫管理のデータがリアルタイムで連携していれば、受注のタイミングで自動的に在庫が引き当てられ、欠品や過剰在庫のリスクを抑えられます。

ECサイトやモールとの連携で受注を一元管理する

自社のECサイトに加え、複数のオンラインモールに出店している場合、チャネルごとに受注データが分散しがちです。個別に情報を取得して転記する運用では、対応漏れや出荷遅延が起きやすくなります。販売管理システムが各チャネルと連携し、受注情報を集約できれば、ステータス管理や出荷指示を一元的に処理できるようになります。

システムを選定する際には、自社の業務フローのなかでどの部門との情報のやり取りが多いかを整理したうえで、必要な連携に対応できるかを確認しておきましょう。

自社の業種や業務フローに合っているか

販売管理に求められる機能は、業種や取り扱う商材によって大きく変わります。たとえば、食品を扱う企業であれば賞味期限の管理が必要ですし、アパレルであればサイズやカラーといったバリエーション管理への対応が欠かせません。汎用的な仕組みでは対応しきれない業務がある場合、業種に特化した機能やカスタマイズに対応できる製品を候補に入れておきましょう。まずは自社の販売フローを棚卸しし、どの業務をデジタル化したいかを明確にしておくと選定がスムーズに進みます。

既存の仕組みとの連携に対応しているか

すでに会計ソフトや在庫管理ツール、ECサイトなどを運用している場合、それらとのデータ連携がスムーズに行えるかどうかは見落とせないポイントです。連携手段としてはCSV形式での取り込みやAPI接続など、製品によって対応方法が異なります。自社で使用しているツールとの接続実績があるかどうかを事前に確認しておくと、導入後の運用が円滑に進むでしょう。

導入後のサポート体制は十分か

販売管理は企業の基幹業務を支える仕組みですので、トラブル発生時に迅速な対応を受けられるかどうかは欠かせない確認項目です。電話やメールでの問い合わせ対応に加え、初期設定支援や操作トレーニングの有無もチェックしておきたいところです。IT専任者がいない場合は、サポートの充実度を優先的に確認しておきましょう。

コストは月額料金だけでなく総額で比較する

月額料金が安くても、初期設定費やカスタマイズ費用、ユーザー追加時の課金が別途発生する場合もあります。導入時のコストだけでなく、運用を続けるなかで発生するランニングコストも含めた総額で比較しましょう。無料トライアル期間があるサービスであれば、実際の操作感を事前に確かめられますので、積極的に活用してみてください。

必要な機能が備わっているか

販売管理の基本機能に加え、自社の業務に必要な機能が揃っているかも確認しておきましょう。

オンライン受注機能の有無

電話やFAXでの受注対応に時間を取られている場合は、オンライン受注機能の有無が判断材料になります。取引先ごとにログインできるBtoB専用のECサイトを利用できれば、注文はシステム上で完結し、電話やメールでのやり取りを大幅に減らせます。

データ分析機能の充実度

売上や在庫の傾向を経営判断に活かしたい場合は、データ分析機能の充実度も確認したいポイントです。顧客別の売上推移や商品別の販売数といったデータをグラフで可視化できれば、繁忙期の予測や滞留在庫の把握にも役立ちます。

カスタマイズへの対応範囲

自社独自の商習慣や帳票形式がある場合は、カスタマイズへの対応範囲も見ておきましょう。取引先ごとの価格設定や締め日、帳票レイアウトまで柔軟に対応できるシステムであれば、導入後の運用にもミスマッチが生じにくくなります。

自社の課題と運用体制に合った基準でシステムを選定していくと、導入後の定着や活用もスムーズに進むでしょう。